|
Styrelsemöte Karlstads Ridklubb
§ 1 Öppnande Ordföranden Inger Jonsson hälsade välkommen och förklarade mötet för öppnat. § 2 Dagordning Förslaget till dagordning godkändes med tillägg under övriga frågor. I praktiken kom § 8 Visionsarbete och § 9 Övriga frågor att behandlas i ett sammanhang. § 3 Protokollsjusterare Nils Lidén valdes till protokollsjusterare. § 4 Föregående protokoll Protokollet från det konstituerande mötet efter årsmötet den 17 februari lades till handlingarna. Protokollet från den 7 februari genomgicks. Bengt Dahlgren menade att den genomgång som personalen på styrelsens önskan hade gjort som en slags uppföljning av visionsdokumentet var ett utmärkt underlag för styrelsens fortsatta arbete med framtidsfrågorna. (se § 8). § 5 ”Svarta listan” Maria Andersson från kansliet informerade om hur hon arbetar med att få folk att göra rätt för sig när det gäller ridskoleavgifter och Bingolottobetalning. Informationen och frågans aktualisering innebär ett fullföljande av det uppdrag som årsmötet gav till styrelsen. Idén om ”svarta listan” har som förutsättning att flera påstötningar har gjorts och att personen i fråga är tydligt förvarnad om att om inte betalning sker så kommer han / hon att anges på en lista över personer som inte har betalt sina Bingolotter. Maria meddelade också att man fr o m denna termin inte tar emot någon kontant betalning av Bingolottopengar. Maria påpekade att idén ”svarta listan” inte gäller ridskoleavgifterna. En diskussion fördes om förslaget och bl a uttrycktes viss tvekan till att använda sig av den offentliga skammen som instrument. Idén fick dock andra proportioner då den dels inte avsåg ridskoleavgifterna, dels när det blev tydligt att alla personer på ett tydligt sätt förvarnas. Styrelsen godkände att en lista sätts upp på anslagstavlan. Listan skall dock förslagsvis ha överskriften ”Obetalda Bingolotter”. Maria tog också upp en idé eller ett förslag om att lägga på det bidrag som klubben räknar med att få för Bingolottoförsäljningen direkt på inbetalningsavierna. Denna avgift skulle således komma utöver ridskoleavgiften och tydligt anges som bingolottoavgift. Som motiv för en sådan ordning fördes dels fram den som det verkar allt svårare försäljningen av Bingolotter, dels ovanstående problematik med redovisningen. Samtidigt är de intäkter som klubben får från Bingolottoförsäljningen av stor betydelse. Idén innebär att det även i fortsättningen kommer att finnas möjligheter att köpa Bingolotter i cafeterian. Styrelsen ställde sig bakom att en enkät görs till medlemmarna i denna fråga. § 6 Ungdomssektionen Madelén Björk meddelade att man från USEK:s sida hade tackat nej till att delta i husdjursmässan (men att man är intresserad av delta ett annat år) och till att ansvara för ponnyridning vid lantmännens vårvisning. I båda fallen handlade det bl a om att förfrågningarna hade getts med mycket kort varsel. Madelén nämnde också om den skötardag för vuxna som kommer att anordnas på söndag, den 10 mars. Ett drygt tiotal personer hade anmält sig. § 7 Ordförande och ridhuschef Ordföranden Inger Jonsson informerade om att hon och kassör Lena Bergek – i enlighet med frågan behandling på årsmötet den 17 februari - hade varit på banken och undertecknad de papper som har med föreningens checkräkningskredit. Ridhuschefen Fredrik Hasselberg informerade om inkomna offerter gällande ventilationsanläggningen. Två alternativ hade redovisats – ca 47 000 resp. 80 000 kronor. Offerter hade också lämnats på åtgärder för att få ner fläktljudet i såväl manege som stall. Dessa offerter låg på 8 000 resp. 6 000 kronor. Fredrik avsåg att ta hjälp av Hushållningssällskapet för granskning av offerterna. På hästsidan meddelades att man hade köpt Viktor (35 000 kronor). Viktor är en 12 årig vallack. Mandel kommer att lämnas tillbaka till sina ägare. ABBA har skickats ut på landet. Ägarna till Indy har meddelat att man avser att sälja honom, men inte så länge som han behövs i klubben. Beträffande arbetet med Carlstad Horse Show meddelades att detta går riktigt bra. Sponsorer finns nu t ex till samtliga klasser. En enkät om medverkan från medlemmarnas görs. Styrelsen uttryckte sitt mycket stora gillande till det arbete som läggs ner och det lass som personalen nu drar. På ridskolesidan finns enligt uppgift 12 lediga platser. Ridhuschefen tog på förekommen anledning åter upp frågan om relationerna mellan styrelsen och personalen. När det gäller ekonomin delades sedvanligt underlagsmaterial ut. Utifrån den korta tid som gått på verksamhetsåret kunde dock konstateras att det mesta följer budget. § 8 Visionsarbete och övriga frågor Eftersom de övriga frågor som Martin Grentoft ville aktualisera – om bl a kommittéer - nära anknöt till visionsarbetet och medlemsengagemanget så behandlades övriga frågor under punkter visionsarbete. En diskussion fördes rörande såväl kommittéer som medlemsengagemang. Beträffande kommittéer fördes bl a fram att synpunkter tidigare hade kommit till styrelsen om att sådana på olika sätt kan minska tydligheten i ansvarsfördelningen mellan ridhuschef och styrelse. (Se delvis nedan om dokument om rollfördelningen mellan ridhuschef och styrelse). Samtidigt underströks det självklara i att styrelsen, när ridhuschefen så önskar, skall vara ett tydligt bollplank. Det står också på ett självklart sätt ridhuschefen fritt att organisera sådan grupper som han menar behövs eller som skulle vara ett stöd för hans arbete. Beträffande medlemsengagemanget ledde diskussionen fram till följande förslag eller idéer, nämligen:
När det gäller olika former av underhåll och åtgärder så ledde diskussionen fram till en preliminär prioritering enligt följande;
Vikten av att styrelsen fortlöpande arbetar med uppföljning av visionsdokumentet och de frågor som där tas upp betonades. De kvalitetsenkäter som under de två senaste terminerna har delats ut på ridskolesidan är ett exempel på initiativ som kan sättas in i ett sammanhang av visionsarbetet och klubbens ambition att bedriva en verksamhet av hög kvalitet. Bengt Dahlgren informerade om resultatet av höstens enkät. Det allmänna intrycket är att ridskoleverksamheten håller hög kvalitet och kan ges betyget ”Med beröm godkänt” . Resultatet anslås på anslagstavlan. Svarsfrekvensen på hösten enkät var klart lägre än för våren. Ett förslag framfördes om att enkätsvaren nästa gång samlas in av en kontaktperson i varje ridgrupp. Eftersom svaren är ganska samstämmiga så kan möjligen antalet enkäter minskas så ett en vuxengrupp och en ungdomsgrupp väljs varannan veckodag (i stället för som nu en av vardera varje veckodag) och att stora ansträngningar i stället läggs ned på hög svarsfrekvens. Bengt Dahlgren redovisade också ett förslag till kvalitetsenkät på privathästsidan. Förslaget diskuterades och vann i allt väsentligt ett allmänt gillande. Efter justeringar kommer enkäten att delas ut vid kommande möte med privathästägarna. Det bör framhållas att enkäten är ett första försök och att den självfallet kan ändras och kompletteras om sådana önskemål finns i fortsättningen. Bengt Dahlgren presenterade också ett förslag till dokument / papper som tar upp och tydliggör rollfördelningen mellan styrelsen och ridhuschefen. Dokumentet var ett försök att snabbt svara upp mot den önskan som hade framförts av revisorerna. Förslaget diskuterades och tas upp på nytt vid nästa styrelsemöte för eventuellt fastställande. Styrelsen diskuterade formerna för kommande löneförhandlingar. Enligt styrelsens mening bör vi försöka hitta former som innebär att styrelsen förhandlar med ridhuschefen om dennes lön. Styrelsen lägger också fast utrymmet för förhandlingar om den övriga personalens löner. Dessa förhandlingar förs sedan av ridhuschefen. Kassör Lena Bergek delade ut information om sponsringsavtal. Lena uttryckte sitt önskemål om att många tar aktiv del i sponsorsarbetet. § 9 Nästa möte Bestämdes att nästa styrelsemöte äger rum måndagen den 15 april, kl 19.00 § 10 Avslutande Ordföranden Inger Jonsson tackade för deltagandet och förklarade mötet för avslutat
|