Styrelsemöte Karlstads Ridklubb

Tid:

Plats:

Tisdagen den 16 december 2003

Lektionssalen KRK, Alster

Närvarande:

Bengt Dahlgren
Martin Grentoft
Gunnar Hedlund
Nina Jareke (t o m § 7)
Inger Jonsson
Nils Lidén
Emelie Scott
Eva-Lena Scott
Peter Skellon
Barbro Lindström, adjungerad


§ 1 Öppnande

Ordföranden Inger Jonsson hälsade välkommen och förklarade mötet för öppnat.



§ 2 Dagordning

Förslaget till dagordning fastställdes med ett tillägg under övriga frågor – gällande frågan om avtal med externa ridinstruktörer.



§ 3 Justerare

Nils Lidén valdes i sedvanlig ordning till justerare.



§ 4 Föregående protokoll

Föregående protokoll genomgicks och kommenterades på några punkter, nämligen,

  • KRK-Nytt. Styrelsen uttryckte sitt stora gillande till Carl-Johan Ringholts arbete och till de som bidragit med information och texter.
  • Luciashowen. Styrelsen gratulerade USEK och Sofia Scott till segern i duellhoppning  (och ser fram emot revansch och då på ombytta banor nästa år) och till en väl genomförd show.
  • Frågan om el i eller till hagarna. Enligt uppgift så bör elförsörjningen fungera (om koppling görs vid gången ner till utestallet). Styrelsen uttryckte vikten av att vi får klarhet i problemet eller frågan.
  • Carlstad Horse Show. Det meddelades att Kerstin Karlsson hade tackat ja att leda en grupp vad gäller sponsorsarbetet. Arbetet med CHS pågår således. Styrelsen uttryckte sin stora tillfredsställelse med initiativet och ambitionen att ta upp CHS på nytt.

Därefter lades protokollet till handlingarna.



§ 5 USEK

Emelie Scott informerade om att luciashowen hade genomförts och att det hade gått bra. Styrelsen instämde till fullo i detta. Sammantaget hade luciashowen inbringat ca 2000 kronor till USEK.

I övrigt är inga ”större”  aktiviteter planerade under jullovet från USEK:s sida.



§ 6 Ordförande och ridhuschef

Ordföranden Inger Jonsson meddelade att hon och kassören Peter Skellon hade varit på en första träff i ”Affärsskolan1”. Kursen hade varit mycket givande. Många klubbar hade deltagit från Värmland och Dalsland, vilket bl a hade gett möjligheter till jämförelser. Under kursen hade bl a de tre senaste årens bokslut analyserats. Därvid hade konstaterats att många klubbar har det svårt med ekonomin och att förutsättningarna snabbt kan ändras. I jämförelserna hade ofta KRK stått sig bra. Ett material om ”Med ridsporten i framtiden” hade delats ut. Ytterligare två träffar är planerade under våren. Då kommer också Babs att delta.

Ordföranden meddelade också att vi enligt besked från Bingo-Lotto hade tjänat 30 000 kronor under året på försäljningen av sådana lotter.

Ridskolechefen Barbro Lindström meddelade att hon på grund av sjukdom hade varit borta en del sedan sist. Verksamheten ”flyter på”. När det gäller julaktiviteter finns det fler anmälningar på ponnysidan än på hästsidan.  Babs informerade också om att intressenter finns till Jass och att Maradona möjligen är på bättringsvägen. Babs nämnde också att personalen och delar av styrelsen hade ätit julbord på Slättens Pasta, vilket smakade gott och var trevligt och uppskattat.

Babs kommer också att vara med på en träff på Kronoparksskolan rörande ett integrations-projekt, som skall starta under senvintern och pågå under våren. Styrelsen ställde sig till fullo bakom ett deltagande från klubbens sida i projektet.

Babs hade också noterat den föredömliga städningen efter luciashowen. Denna var exemplarisk!

Under punkten berördes också sammanställningen av kvalitetsenkäterna. Den sammanställning som gjorts av Bengt Dahlgren fanns uppsatt på anslagstavlan. Enligt Bengts mening kan betyget när det gäller ridskoledelen knappast bli bättre. När det gäller privatryttarna är möjligen svaren lite mer spretiga. Framför allt finns ett lågt betyg vad gäller hagarna. Enligt styrelsens mening är det viktigt att enkäterna görs en gång per år – både för att förhoppningsvis bekräfta att verksamheten håller hög kvalitet och för att få ett underlag för en fortlöpande diskussion om vad som är möjligt att förbättra. Den överenskommelse som nu finns om en fortlöpande dialog med privatryttarna är i detta sammanhang viktig.

Babs meddelade också att en brandkurs kommer att hållas måndagen den 9 februari kl 18.00.



§ 7 Ekonomi

Kassören Peter Skellon delade ut resultatet per den 30 november. Några justeringar hade gjorts i förhållande till tidigare redovisningar – bl a hade ersättningar från försäkringsbolaget flyttats från övrigt till ridskoleverksamheten. Peter noterade att uppryckningen på cafeteriasidan hade fortsatt. Tävlingarna hade också gått bättre än väntat. Detta trots avsaknaden av CHS. Det risktagande som ligger i stora tävlingar påpekades. En viktig orsak till det goda resultatet är den förhållandevis låga personalkostnaden under våren. Detta förhållande kommer inte att gälla under nästa år. I övrigt betonade Peter att verksamheten hade kännetecknats av god hushållning med pengarna. Det goda resultatet kan också sägas vara ett tecken på att vi lyckats förvalta det åtgärdspaket för lägre kostnader och högre intäkter som arbetades fram för två år sedan. Även likviditetssidan ser bra ut.

Peter hade också gjort en prognos för resten av året och ett första förslag till budget för 2004. Detta utgår från en omsättning som 100 000 kronor när är densamma som för innevarande år. Personalkostnaderna beräknas till nästan 500 000 kronor mer än i år (som dock har varit exceptionellt). Resultatet för i år pekar på att vi inte behöver föreslå någon höjning av medlemsavgiften eller andra avgifter. En diskussion fördes om såväl resultatet som budgeten. Det ekonomiska läget bör leda till att en tydlig avsättning kan göras för framtida ny- och reinvesteringar. Diskussionen handlade också om behovet av eller storleken på det egna kapitalet. Därvid framhölls bl a att förutsättningarna snabbt kan ändras samtidigt som det självfallet inte finns ett egenvärde i ett stort eget kapital.

Mot bakgrund härav berördes den åtgärdslista som tidigare upprättats gemensamt av stallchefen Tommy Högkvist samt Nils Lidén och Peter Skellon. Det framhölls att denna var ett bra underlag för att precisera möjliga ambitioner som kan presenteras vid årsmötet. Det underströks att åsikterna från privatryttarna måste inordnas i den totala listan. Det bestämdes att Peter Skellon i nära dialog med stallchef och ridskolechef väljer ut en handfull åtgärder som bör kunna genomföras under nästa år. Dessa bör om möjligt kunna vara – preliminärt – kostnadsberäknade. En tydlig idé bör också finnas om hur åtgärderna verkställs.

Peter Skellon meddelade också att han arbetar med en översyn av försäkringssidan med målsättningen att kunna minska våra premiekostnader.



§ 8 Inför årsmötet

Tidsutrymmet för en utförlig diskussion blev begränsat. Detta innebar att tidpunkten för nästa möte lades så att vi i god tid hinner med en sådan diskussion inför årsmötet. Bengt Dahlgren tog på sig att till dess göra – och i förväg skicka ut – ett utkast till verksamhetsberättelse. Han önskade från styrelsen bidrag vad gäller två frågor – å ena sida Vad har kännetecknat år 2003?, Vad har gjorts och hänt under 2003? och å andra sidan Intentioner och ambitioner vad gäller 2004? - d v s förslag till sådant som vi skall försöka få gjort under nästa år. Bengt menade att utgångspunkten för verksamhetsberättelsen borde vara att visioner förverkligas ”ett steg i taget”. Den övergripande visionen och många viktiga åtgärder för att nå den finns i det visionsdokument som arbetades fram för ett antal år sedan. Det som görs följer i allt väsentligt de tankegångar som då presenterades och kan ses i det sammanhanget. Bengt menade också att man alltför lätt tar för givet att det eller allt fungerar som det ska. Erfarenheterna visar att saker snabbt kan hända och att framförhållningen för det oväntade ofta (med självklarhet) är begränsad.

Tidpunkten för årsmötet fastställdes till söndagen den 29 februari kl 16.00. Anslag om årsmötet sätts upp i god tid – efter helgerna. För detta ansvarar Nils Lidén. I anslaget skall också anges tidpunkt för inlämnande av motioner till årsmötet.



§ 9 Övriga frågor

Eva-Lena Scott informerade om kontakter som hon hade tagit vad gäller frågan om avtal med externa ridinstruktörer och redovisade ett förslag till ett sådant avtal. Eva-Lena hade således varit i kontakt med såväl ridsportförbundet som andra klubbar. Några mallar eller färdiga avtal fanns inte. Däremot hade frågan mötts med intresse. Eva-Lena framhöll vikten av att avtalet var ”generellt”, d v s att det kunde användas både för dressyr- och hoppinstruktörer.

I diskussionen framhölls att ett avtal enligt utkastet eller förslaget skulle vara något mer än vad andra klubbar har. Styrelsen beslöt därför att det skulle börja användas från och med vårterminen. Två justeringar förslogs, nämligen att orden ”tagit del av” byts ut mot ”accepteras” och att företagsnamn och organisationsnummer skall anges.

Det bestämdes också att sådana verksamheter som avtalet gäller sker ”i klubbens regi”.



§ 10 Nästa möte

Nästa möte bestämdes till måndagen den 19 januari kl 19.00.



§ 11 Avslutning

Ordföranden tackade för deltagandet och förklarade mötet för avslutet. Styrelsen och personalen önskades en God Jul och ett Gott Nytt År.

 

 

………………..………
Bengt Dahlgren, sekreterare

 

………………………....….
Inger Jonsson, ordförande

 


……………………....
Nils Lidén, justerare