|
Styrelsemöte Karlstads Ridklubb
§ 1 Öppnande Vice ordföranden Kerstin Karlsson hälsade välkommen och förklarade mötet för öppnat.
§ 2 Dagordning Förslaget till dagordning godkändes med ett tillägg av punkten föregående protokoll. Marie Eddeborn valdes till justerare.
§ 4 Föregående protokoll Föregående protokoll genomgicks. Bl a berördes frågan om visionsarbetet. Som förslag framfördes att en tillbakablick på eller uppföljning av visionen borde kunna starta bland personalen. Ridhuschefen lovade att ta upp frågan och be om personalens synpunkter och erfarenheter om vad som hänt (och inte hänt) sedan visionsdokumentet utarbetades för några år sedan. Beträffande frågan om redovisningssystem informerades om att Lena Bergek och Lisbeth Rohm hade varit och tittat på program. Man var överens om att det program som i första hand saknas är ett anläggningsprogram. Ett sådant kommer därför att köpas. Därmed har kansliet tillgång till ett medlemsregisterprogram, ett ekonomiadministrativt program och ett anläggningsprogram.
§ 5 Information från USEK Madelén Björk informerade om att man hade haft ett USEK-möte nyligen. Man hade vid mötet gjort en terminsplanering. Denna finns uppsatt på anslagstavlan. Planeringen tar upp minihoppningar, skötarkurser, städ- och putsdagar. Madelén Björk tog också upp fråga om rökfri anläggning. Rökfri anläggning är ett initiativ från Svenska Ridsportsförbundet. Styrelsen beslöt att klubben skulle anmäla sig som en rökfri anläggning. De mer precisa idéer som finns om hur klubben tänker verka för detta utformas av USEK och kansliet. Madelén Björk meddelade också att det glädjande nog inte verkar vara så många som lämnar USEK vid det kommande årsmötet. USEK har också tagit ett initiativ till ett faddersystem för att successivt skola in ev. nya ledamöter i USEK-arbetet. Även en idé om läxläsningshjälp kommer att prövas t ex tisdagar och torsdagar. Klubben/USEK har också anmält två deltagare till nästa ULK-kurs (genomförs av Svenska Ridsportsförbundet – Värmlandsdistriktet).
§ 6 Informationer från ordföranden och ridhuschefen. Ordföranden hade inget särskilt att rapportera, men meddelade att hon och andra ur styrelsen och från klubben hade deltagit i Kerstins Wallinders begravning samma dag. Styrelsen uttryckte sitt varma deltagande till släkt och vänner. Ridhuschefen informerade om hästläget; En ny häst Romless hade kommit i slutet av föregående vecka. Romless är ett tioårigt sto från Skattkärr. Ytterligare en ny häst kommer imorgon. Denna – en vallack - provas under två månader. Avant börjar gå på måndag i nästa vecka. ABBA långvilar däremot på grund av inflammation och det är tveksamt om hon blir bra. Unitscha har veterinärbehandlats tre gånger, men kan förhoppningsvis komma igång. Diagent och Tabita är sålda. Ridhuschefen meddelade också att de hästar som tidigare hade hostproblem nu verkar vara fria från detta. Enligt uppgift har också många ridskolor en mycket högre toleransnivå än KRK – vilket enligt ridhuschefen förklarar känslan eller undran om att vi möjligen anlitar veterinär för ofta. I övrigt meddelade ridhuschefen
Ridhuschefen föreslog också att Madelén Björk får delta i RIK 0-kurs (ridinstruktörskurs). Styrelsen instämde i förslaget. Kursen kommer med största sannolikhet att äga rum på KRK. Anbud hade lämnats in till Värmlands Ridsportsförbund. På förekommen anledning berördes frågan om dricka- och godisautomat. Kerstin Karlsson hjälper kansliet med anbudsförfrågan.
§ 7 Inför årsmötet Ett förslag till verksamhetsberättelse hade utarbetats av sekreteraren. Förslaget genomgicks och kommenterades. Vissa kompletteringar görs efter bidrag från ridhuschefen. Dagordningen vid årsmötet berördes. Därvid betonades att en ev. höjning av medlemsavgiften måste framgå av dagordningen. Frågan har tidigare diskuterats i styrelsen utifrån förslag om högre uttaxering till Svenska Ridsportsförbundet. Ordföranden och kansliet tar reda på hur frågan har hanterats på nationell nivå och vad som kan förväntas gälla. Även frågan om klubbens lånestruktur skall enlig banken tas upp på årsmötet. Detta bör ske under punkten om styrelsens förslag till budget. Kassören menade att det utifrån en bedömning av ekonomin är en fortsatt checkräkning som gäller. Storleken på denna diskuterades – 300 000, 500 000 eller 700 000 kronor. Den allmänna meningen var att det vore fel att begränsa checkräkningskrediten för mycket om banken tillåter ett högre belopp. Kontakter tas med banken om något av de två högre alternativen. Enligt det förslag till dagordning som brukar användas finns en punkt som förutom förslag till budget också tar upp ”strategier och handlingsplan för klubbens framtida utveckling”. Det föreslogs att denna, om det är formellt möjligt, justeras till ”förslag till budget och information om verksamheten under nästa år och på sikt”. Beträffande ordförande vid årsmötet så tillfrågas Arne Ågren om han är villig att ta på sig denna uppgift även denna gång. Lena Bergek meddelade att revisorerna gör sin granskning i nästa vecka. Anslag om årsmötet finns uppsatta i ridhuset. Kerstin Karlsson kontaktar Ingmari Hellström om annons i NWT. Kansliet tar reda på vilka som är berättigade till tioårsnålar.
§ 8 Ekonomi Kassören meddelade att det slutliga resultatet för år 2001 tyder på ett plusresultat på knappt 150 000 kronor. Förklaringarna till det förändrade läget jämfört med prognosen i november är bl a vissa omfördelningar av semesterlöneersättningar och lönebidragsersättningar, försäljning av hästar samt justeringar i avskrivningar av inventarier och gäststallet. Styrelsen riktade ett stort tack till personalen som har arbetat aktivt och målmedvetet för att ”rätta till” ekonomin under året. Styrelsen uttryckte sin självklara tillfredsställelse över det förbättrade resultatet men betonade samtidigt att marginalerna är små och osäkerheterna inför framtiden stora. Resultatförbättringen är således en effekt av ett antal engångsföreteelser och extraordinära intäkter. Samtidigt bör det förbättrade resultatet kunna sägas vara ett uttryck för att de åtgärder som har vidtagits från ridhuschefens och personalens sida samt de beslut som har fattats av styrelsen ”för ökade intäkter och minskade kostnader” har haft effekt. Det förslag till budget som styrelsen lägger fram för årsmötet kan betecknas som försiktig. Den pekar på ett mindre överskott. Under styrelsens diskussion om budgeten berördes på ett självklart sätt personalkostnaderna. Dessa har sedan 1998 ökat med ca 50 procent. Personalkostnaderna har dock under året hållit sig inom budgeterad ram. Ökningarna kan därför inte sägas ha skett oplanerat. En viktig förklaring till ökningen är således bl a rekryteringen av en ridhuschef. Rekryteringen av en sådan ingick i en strategi om ökade aktiviteter och därmed ökade intäkter. Styrelsen kunde konstatera att intäkterna har ökat från ca 3,4 miljoner år 2000 till 3.8 miljoner år 2001. En väsentlig del av denna ökning är att söka i ökade eller fler aktiviteter. Styrelsen menade således att utvecklingen har gått åt rätt håll. Den föreslagna budgeten markerar också en tydlig ambition om minskat beroende av timavlönad personal. Enligt styrelsens mening kännetecknas personalsituationen av stabilitet och engagemang. Förslaget till budget utgår från att hö-kostnaderna kan sänkas och att kostnaderna för gödseltransporter också kan sänkas avsevärt genom avtalet med en gård norr om Gunnerud. En förutsättning för detta har varit den nya traktorn och inköp av kärra. Förslaget till budget innehåller också vardera 100 000 kronor till underhåll av fastigheten och markanläggningar. I samband med diskussionen om budgeten informerades också det möte som privatryttarna hade haft och den kontakt som därefter hade varit med ordföranden. I mötet hade Lena Bergek och Bengt Dahlgren deltagit som privatryttare (och styrelseledamöter). Mötet var bl a en reaktion på den av styrelsen beslutade hyreshöjningen. En alternativ kalkyl avseende kostnader / intäkter från privathästarna hade utarbetats. Denna bör självklart beaktas i det fortsatta arbetet mot en verksamhet med sund ekonomi och som ger utrymme för investeringar och satsningar. Vid mötet hade också lämnats synpunkter på planeringen av och informationen om tillgänglig manegetid. Styrelsen framhöll att privatryttarna är en självklar del av klubben och KRK:s verksamhet. Samtidigt noterade styrelsen att det är ridskoledelen som bl a är grunden för det kommunala stöd som föreningen eller klubben erhåller.
§ 9 Övriga frågor Lena Bergek rapporterade från kontakt med företrädare för kommunens ledning angående Lyskraftsprojektet. Enligt uppgift var något samarbete mellan kommunen och klubben inom ramen för detta projekt inte aktuellt. Detta borde enligt styrelsens mening ha kunnat meddelats på ett annat – och tidigare – sätt. Föreningen kunde dock komma in med en ny framställan i särskild ordning. Om föreningen skall göra detta borde en sådan framställan ta sin utgångspunkt i det visionsdokument som finns och de behov som därvid uttrycks. Utgångspunkten borde vara att en utveckling av klubbens verksamhet i enlighet med visionen skulle innebära att KRK skulle ha ännu större betydelse för kommunen. I en sådan framställan borde också en samlad beskrivning göras av det stöd – i olika former – som kommunen har gett / ger föreningen. Frågan bör tas upp till ny diskussion och efter att vissa förberedelser har gjorts.
§ 10 Nästa möte Tidpunkt för nästa möte fastställdes till torsdagen den 7 februari, kl 18.00.
§ 11 Avslutning Ordföranden Inger Jonsson förklarade mötet för avslutat och tackade för deltagandet i mötet.
|