Styrelsemöte Karlstads Ridklubb

Tid:

Plats:

Tisdagen den 24 september 2002

Styrelserummet, KRK, Alster

Närvarande: Inger Jonsson
Bengt Dahlgren
Lena Bergek
Nils Lidén
Gunnar Hedlund
Nina Jareke
Eva-Lena Scott
Martin Grentoft
Fredrik Hasselberg, adjungerad

 

§ 1 Öppnande

Ordföranden Inger Jonsson hälsade välkommen och förklarade mötet för öppnat

 § 2 Dagordning

Något förslag till dagordning hade inte upprättats till mötet eftersom huvudpunkten på styrelsemötet skulle vara ”arbetsläge och personalsituation”. De sedvanliga punkterna på dagordningen som genomgång av föregående protokoll liksom övriga frågor kom dock att behandlas. Med dessa tillägg godkändes förslaget till dagordning.

§ 3 Justeringsman

Martin Grentoft valdes till protokollsjusterare.

§ 4 Föregående protokoll

En kort genomgång av föregående protokoll gjordes. Martins Grentoft tog därvid upp frågan om fortsatt uppföljning av visionsdokumentet och diskussion om framtidsfrågorna. Martin lovade att tills nästa styrelsemöte fundera på hur den uppföljning, som styrelsen hade påbörjat skulle kunna fortsätta och tydliggöras än mer. Med anlednings härav berördes översiktligt profilen för och starka sidor hos Karlstads Ridklubb. Därvid poängterades att ridskolan är klubbens kärnverksamhet och att denna (skall) kännetecknas av kvalitet.

Ridhuschefen Fredrik Hasselberg informerade också om resan till Irland hade resulterat i köp av tre ridskolehästar (och en egen). Styrelsen uttryckte sitt stora gillande till Irlandsinitiativ och sin tillfredsställe över att resan hade gett avsett resultat. Förutom de tre nya hästarna från Irland har också en ny ponny köpts från Årjäng. Därmed skulle häst- och ponnyläget vara ”återställt”.

Beträffande paddocken gällde enligt Fredrik Hasselblad att den troligen blir ridbar under hösten och helt klar under våren.

Lena Bergek informerade om att arbetet med ridvägen hade fortsatt med bl a två arbetshelger i slutet av september. Beträffande arbetshelgen med hagbyggande nämndes att tre hagar hade blivit gjorda. Uppslutningen kring arbetshelgerna kunde säkerligen ha varit större.

Protokollet lades därefter till handlingarna.

§ 5 Arbetsläge och personalsituation

Ridhuschefen Fredrik Hasselberg informerade om läget utifrån önskemål som hade framförts från personalen. Dessa önskemål handlade om;

  • Mer tid för planering (på grund av sjukdomsläget har arbetet under början av höstterminen kännetecknats för mycket av akutinsatser).
  • Nya arbetsbeskrivningar, eftersom stora  förändringar har skett vad gäller arbetsuppgifter.
  • Bildandet av tävlingssektioner.
  • Internetuppkoppling på tävlingsdatorn.
  • Önskemål från Lisbeth Rohm om eget rum.
  • Schemaläggning av telefontid både för expeditionspersonal och instruktör.
  • Kontaktperson i styrelsen för personalen.
  • Fortsatt aktivt sökande av bidrag (det som Britt-Louise har gjort).

Enligt Fredriks bedömning har klubben en personalstyrka som i ett läge utan sjukskrivningar etc skulle vara tillräcklig för  att få verksamheten att flyta. I dagsläget är situationen dock sådan att t ex instruktörerna får göra såväl stalltjänst och städjobb. Fredrik underströk den ansvarskänsla som personalen visar och de ansträngningar som görs för att verksamheten skall fungera. Enligt Fredrik fanns också idéer om hur man skulle kunna få hjälp i stallet vissa fredagar för att på det sättet få t ex mer planeringstid för personalen samlad.

I diskussionen framfördes att ansträngningar att via arbetsförmedlingen få resursförstärkningar för såväl stall som städning bör göras.

Styrelsen såg också positivt på önskemål om kontaktperson i styrelsen för personalen. Frågan tas vid nästa styrelsemöte.

Beträffande önskemålet om tävlingssektioner så har denna fråga berörts av styrelsen tidigare, liksom idéer eller önskemål om också andra sektioner. Styrelsen utsåg följande ledamöter att tillsammans med ridhuschefen arbeta för att sektioner bildas avseende;

ð  Tävlingar: Martin Grentoft
ð Sponsring: Lena Bergek
ð Anläggningen: Nils Lidén

Det betonades att dessa personers ”uppdrag” var att ta kontakter i syfte att få till stånd nämnda sektioner eller grupper, inte att de i förlängningen nödvändigtvis skulle ses som huvudansvariga. I anslutning härtill betonades också betydelsen av utbildning eller inskolning i t ex tävlingssektionens uppgifter. Även eventuella plus-värden som skulle kunna förknippas med ökat personligt engagemang berördes. Som exempel nämndes möjligheterna att ta grönt kort. Junior- och seniorsatsningar är ju andra exempel på hur ideella eller frivilliga insatser kan belönas från klubbens sida.

Även frågan om informationens betydelse för medlemsengagemanget berördes. En orsak till den bristfälliga uppslutningen kring vissa aktiviteter är nog att informationen inte når fram på ett tillräckligt tydligt sätt. Idén om kontaktpersoner i grupperna berördes därför på nytt. Nina Jareke informerade om att den torsdagsgrupp, som hade tagit på sig uppgiften som aktivitetsgrupp, kommer att ta tag i frågan och besöka samtliga ridgrupper för att få fram en sådan person. Sedan gäller det att dessa personer blir använda som en kanal mellan ledningen respektive styrelsen och medlemmarna.

Martin Grentoft informerade i anslutning till diskussionen om ett inspirationsmöte som Karlstads kanotförening hade haft i syfte att öka just medlemsengagemanget. Vid mötet hade en representant från SISU deltagit. Mötet hade hållits i mycket positiv anda och resultatet bedömdes av Martin som gott. 

En slags aktivitetsstrategi sammanfattades därvid på följande sätt;

  1. Kontaktpersoner utses i ridskolegrupperna.
  2. En träff arrangeras med dessa om rollen som sådan och om betydelsen av medlemsengagemang samt tanken om nämnda sektioner. Träffen skulle också kunna handla om idéer /aktiviteter som kan öka medlemsengagemanget.
  3. Kontaktpersonerna påbörjar diskussioner i sina ridgrupper vid t ex efterföljande fikamöten etc
  4. Ett medlemsmöte arrangeras med medverkan av SISU. Enligt styrelsens bedömning skulle det nämnda förarbetet enligt 1-3 borga för ett gott deltagande vid ett sådant möte.
  5. Utbildning eller inskolning av sektionerna med hjälp av SISU.

§ 6 Övriga frågor

Fredrik Hasselberg informerade om att (två) förslag till ansökningar ur Prinsessan Victorias fond hade utarbetats för investeringar i syfte att möjliggöra utökad handikappridning. Styrelsen beslöt att ansökan skulle omfatta såväl häst som hiss. Till ansökan skulle bifogas information från Boverket om att ridhus inte räknas som allmän samlingslokal.

Lena Bergek framförde önskemål om en lampa vid vallen.

§ 7 Nästa möte

Nästa möte bestämdes till måndagen den 28 oktober kl 19.00. 

§ 8 Avslutning

Ordföranden Inger Jonsson tackade för deltagandet och förklarade mötet för avslutat.

 

 

 

…………………………………                              ……………………………………..
Bengt Dahlgren, sekreterare                                       Inger Jonsson, ordförande

 

 

………………………………..
Martin Grentoft, justerare